Conforme informou a revista digital “Ti Inside”, a RUMO Logística iniciou um processo de digitalização de suas assinaturas e ações:
A maior parte do escoamento da produção brasileira ocorre por rodovias e ferrovias, em direção aos principais portos para exportação, como por exemplo o Porto de Santos. No Brasil, a maior operadora ferroviária é a Rumo Logística, que também oferece serviços logísticos de elevação em portos e estocagem de produtos. São mais de 12 mil km de linhas férreas, 1.000 locomotivas e 25.000 vagões.
Para manter essa enorme infraestrutura de serviços de logística, a Rumo conta com cerca de 3.000 fornecedores para prestação de serviços e fornecimento de materiais. Controlar os contratos destes fornecedores não é tarefa fácil.
“Na época que os contratos eram em papel, demoravam em média 33 dias para ser formalizado”, afirmou Sabrina Pazuch, técnica administrativa da área de suprimentos da Rumo Logística. Pode-se imaginar os impactos operacionais e de negócio quando um fornecedor está impedido de iniciar um projeto ou prestar um serviço pelo fato do contrato ainda não ter sido formalizado. Uma empresa de serviços de logística não pode parar a área de suprimentos, responsável pela gestão de contratos. Sensível ao problema, encontrou a solução com a implantação da assinatura digital com certificado padrão ICP Brasil.
Ganho de agilidade:
“Decidimos pela plataforma da QualiSign e implantamos rapidamente no final de 2015. O processo de implantação com fornecedores e procuradores levou cerca de 4 meses. Naturalmente, por se tratar de uma alteração nos processos existentes, algumas resistências foram encontradas. Muitos fornecedores ainda não conheciam a possibilidade de se assinar um contrato com o certificado digital e, portanto, demoraram um pouco para se adaptar. Entretanto, já no final de 2016 tínhamos 90% dos contratos assinados digitalmente. Os ganhos de agilidade foram muito significativos. O ciclo de formalização passou para 8 dias, ou seja 73% de redução do tempo” explicou Sabrina.
Redução de Custos:
A redução de custos também é uma constante nos processos de formalização por meio eletrônico. “É fácil entender. O contrato em papel precisava ser impresso em 2 vias, ter reconhecimento das firmas de ambas as partes e remessa das vias ao fornecedor e vice-versa. Além disso, nossos documentos físicos eram armazenados em empresa terceirizada. Isso tudo foi eliminado com a assinatura digital. Os fornecedores também tiveram redução de custos pois deixaram de imprimir, reconhecer firmas e enviar o contrato à Rumo. “Não temos o percentual exato de redução dos custos, mas é seguro afirmar que tivemos uma redução significativa”, confirmou Sabrina.
Os benefícios não param por aí. Segundo Sabrina, a gestão de documentos também melhorou muito, pois agora a área de suprimentos disponibiliza os contratos digitais em seu Sistema Interno de Gestão de Contratos para que as áreas envolvidas possam consultá-los, a qualquer momento.
Outra melhoria foi no processo de validação das assinaturas. No modelo antigo era necessário checar as alçadas e conferir as assinaturas dos procuradores. Com a assinatura digital a verificação não é mais necessária, porque o certificado digital garante a autoria do signatário. “Estamos em conformidade com as normas do MDA, que são as normas de compliance da Rumo”, completou Sabrina.
Os procuradores também ganharam bastante com a mobilidade, ou seja, a possibilidade de assinar digitalmente em seus laptops, em qualquer lugar. “Eles viajam muito e os contratos ficavam parados na mesa à espera das assinaturas. Agora assinam de qualquer lugar e a qualquer hora”, disse Sabrina.
A assinatura digital também contribui para melhoria dos indicadores de sustentabilidade. A economia em papel, considerando 2016 e 2017, foi de 66.000 folhas A4, o que representa uma economia de árvores. Na produção desta quantidade de papel seriam gastos aproximadamente 16 mil litros de água e 1600kWh de energia. A redução na emissão de CO² foi de 85,07Kg. “Uma economia verde e alinhada com um dos direcionadores da Rumo, a atuação sustentável: econômica, ambiental e socialmente responsável”, afirmou Sabrina.
Expansão do uso:
Outras empresas do grupo já estão utilizando a formalização eletrônica. A Rumo faz parte do grupo Cosan que inclui várias empresas dentre elas a Raízen Energia, Comgás, e participação na Brado Logística. Todas elas passaram a utilizar a assinatura digital de documentos, em diversas áreas.
“A inovação é necessária e com ela buscamos sempre maior produtividade, simplificação e eficiência dos processos para a empresa”, concluiu Sabrina.
O que é e quando surgiu o certificado digital?
O certificado digital foi instituído no Brasil em agosto de 2001, a partir da publicação da Medida Provisória nº 2.200, que regulamenta as atividades da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil) e as suas atividades. Ela passa a existir a partir da necessidade de identificar as pessoas na rede mundial de computadores, pois foi percebido o potencial de utilização dela para comunicação. Entretanto, ainda não era possível realizar tais atividades de forma segura. Por isso, a sua instituição possibilitou a expansão de diversas áreas e serviços governamentais, principalmente os da Receita Federal (RFB).
Essa expansão ocorreu devido à função primordial de uso do certificado digital: identificar o usuário na web de forma segura e a transmissão de informações utilizando a criptografia. Desse modo, podemos ver que o certificado digital é um documento de identificação eletrônico. Ele identifica o seu titular a partir de um par de chaves criptográficas, que estará vinculado ao seu CPF ou CNPJ, sendo uma pública e uma privada, em um sistema chamado criptografia assimétrica. Esse conjunto de chaves é o que garante a segurança e a legitimidade do certificado digital e da identificação do usuário.
No Brasil, a estrutura é vertical e centralizada na Autoridade Certificadora Raiz (AC Raiz), que emite certificado para a as outras Autoridades Certificadoras abaixo dela, e essas para o consumidor final. Isso garante não só a uniformidade das emissões de certificado, mas também um processo menos custoso e um produto que pode ser reconhecido por diversos sistemas. Ou seja, você pode ter certificados digitais de certificadoras diferentes, mas todos irão funcionar da mesma forma, já que todos seguem o padrão ICP-Brasil.
É esse fator que garante explorar o certificado digital de várias formas. Advogados e médicos utilizam certificados padrão ICP-Brasil para assinar documentos de forma eletrônica, assim como empresários e contadores utilizam para fazer suas declarações perante a Receita Federal.
Os certificados digitais existem em duas formas: e-CPF e e-CNPJ.
O e-CPF é para pessoas físicas e o e-CNPJ é para pessoas jurídicas. Cada um possui suas especificidades , mas todos seguem o padrão ICP-Brasil.
Devido à possibilidade de identificação, o certificado digital pode ser visto como ferramenta de segurança, sendo utilizado como uma chave que permite o usuário acessar determinado sistema, desde que esteja autorizado.
Além disso, é possível assinar documentos e criptografá-los com o ele, fazendo com que apenas pessoas autorizadas possam ter acesso a determinado arquivo.
Como estamos tratando de um documento, trabalhar com certificado é lidar com as informações pessoais dos cidadãos. Para garantir a segurança das informações, existem leis e normas que guiam a certificação.
Quem estabelece essas normas?
As normas para validação e comercialização de certificados digitais são instituídas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). É ele o órgão do Governo Federal responsável por regular e fiscalizar o mercado. Abaixo dele, está a Autoridade Certificadora Raiz (AC Raiz), que é a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Logo após a Autoridade Certificadora Raiz, temos as Autoridades Certificadoras (AC) e as Autoridades de Registro (AR).
Autoridade Certificadora (AC):
É a autoridade responsável por emitir, distribuir, renovar, revogar e gerenciar os certificados digitais. Além disso, é ela quem verifica se quem possui a chave privada correspondente à chave pública do certificado é o seu titular. Ela também é responsável por estabelecer e fiscalizar as políticas de segurança necessárias por meio das Autoridades de Registro à ela vinculadas.
Autoridades de Registro (AR):
Por sua vez, são as responsáveis por conferir as informações do cliente (documentos, assinaturas e coleta biométrica) e enviar a requisição do certificado para a AC, sempre na presença do cliente. A AR é a Instalação Técnica central. Ela deve registrar suas operações e possuir ambiente físico próprio e, caso deseje expandir o seu negócio, é preciso que ela abra Instalações Técnicas Secundárias.
Precisando dos serviços de certificado digital? Entre em contato com (32) 9 8806-4570.
***Parte das informações são advindas do Revista TI Inside.
